문화재청 기록물 폐기 심의위원회 운영 규정

제정 2005. 11. 18.  문화재청 예규 제45호

제1장  총   칙

제1조(목적) 이 규정은 「공공기관의 기록물 관리에 관한 법률시행령」 제37조, 동법 시행규칙 제49조, 「문화재청 기록물 관리 및 기록관 운영에 관한 규정」제12조 의한 기록물폐기심의위원회(이하 ‘심의위원회’라 한다)의 운영에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위) 이 지침은 문화재청 및 소속기관이 보존․관리하고 있는 기록물의 폐기업무에 적용한다.

제2장 심의위원회의 구성 및 운영

제3조(심의위원회의 구성) ①심의위원회는 위원장 1인을 포함하여, 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 소속 공무원 7인과 전문위원 2인으로 구성한다.

②심의위원회의 위원장은 기록관장으로 하고, 위원 중 내부위원은 총무과장과 본청 각국 주무과장, 국립문화재연구소 정책기획과장, 한국전통문화학교 총무과장으로 하되, 위원장이 직무를 수행할 수 없을 때에는 직제 상 선임부서의 내부위원이 위원장의 직무를 대리한다. 그리고 동 심의위원회의 간사는 기록관리전문요원으로 한다.

③전문위원의 위촉은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 전문가로서 기록관장의 요청으로 문화재청장이 위촉하며, 예산의 범위 내에서 수당과 여비 및 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

④심의위원회 위원의 임기는 2년으로 하며, 1차에 한하여 연임할 수 있다. 다만, 공무원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 하고, 인사발령 등으로 직위 자가 변동이 있을 때에는 후임 직위 자가 자동 승계한다.

제4조(위원의 의무) 심의위원회에 속한 위원은 기록물폐기심의에 앞서 기록물폐기심의서약서 별지 제1호 서식에 서명하고, 제7조의 폐기심의 기준을 철저히 준수하여야 한다.

제5조(심의 내용) 심의위원회는 다음의 사항을 심의․의결한다.

1. 보존기간 20년 이하 기록물의 폐기 등에 관한 사항

2. 폐기 대상 기록물에 대한 폐기의 적정성 여부

3. 단위업무의 변경 및 조정에 관한 사항

4. 기록물의 보존기간 변경에 관한 사항

5. 기타 보존기록물의 폐기와 관련하여 필요한 사항

제6조(심의위원회의 운영) ①심의위원회는 재적 위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. 다만, 가부동수인 경우에는 위원장이 결정한다.

②위원장이 심의과정에 필요하다고 인정할 때에는 관련자의 출석을 요청할 수 있다.

③기록관리전문요원은 심의위원회의 회의록[별지 제7호 서식]을 작성하여 기록을 유지하여야 한다.

④심의위원회의 회의록은 위원장이 최종 확인 후 서명한다.

제3장 폐기심의 기준 및 절차

제7조(폐기심의 기준) 폐기 심의 대상은 보존기간이 경과한 기록물로 하되, 심의 시 보존기간이 경과한 기록물 가운데 다음과 같은 기록은 폐기를 보류 하여야 한다.

1. 역사자료로서 가치가 높아 영구보존할 필요가 있는 기록물

2. 법적․증빙 적 자료로서 보존이 필요한 기록물

3. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사실 관련 기록물

4. 문화재지정 및 보존활동과 관련하여 연구 자료로서 활용가치가 높다고 인정되는 기록물

5. 기록물에 대한 보존기간이 하향 책정되었거나 폐기가 적절하지 않다고 인정되는 기록물

6. 기타「공공기관의 기록물 관리에 관한 법률시행령」제15조에서 정하고 있는 기록물의 보존기간별 분류기준 가운데 보존기간이 영구 또 준영구인 대상 기록물 등으로서 계속 보존이 필요한 기록물

제8조(폐기심의 절차) ①기록관장은 기록물폐기계획을 수립하여 문화재청 및 소속기관에 통보하고, 다음 각 호의 업무를 수행하도록 하여야 한다.

1. 처리과의 장은 기록물폐기계획에 따라 폐기대상 기록물의 목록을 작성하여 기록관장에게 제출한다.

2. 기록관장은 처리과에서 제출한 폐기대상 기록물의 목록을 취합하여 문화재청 홈페이지에 2주간 게시하고 국민, 학계, 시민단체, 유관기관 등의 의견을 수렴하여 별지 제2호서식의 국민의견 요약서류를 작성한다.

3. 처리과의 장은 기록물폐기심사관을 지정하여 폐기대상 기록물의 폐기 작정 여부, 보존가치 재평가를 종합적으로 심사하고, 별지 제3호 서식의 기록물폐기심사결과서와 별지 제4호 서식의 기록물 폐기 검토요약서류를 작성 제출한다.

4. 기록관리전문요원인 기록연구사는 처리과에서 제출한 기록물 폐기 심사결과서류를 취합하여 폐기 적정성 여부 등을 심사한다.

5. 기록관장은 심의위원회를 개최하기 2주 전에 ‘국민의견요약서’, ‘기록물폐기심사결과서’, ‘폐기대상 기록물목록’을 취합하여 심의위원회의 위원에게 제출한다.

6. 기록관장은 심의위원회를 개최하여 기록물폐기의 적정성 여부를 종합 심의하고, 별지 제5호 서식의 기록물폐기심의서와 별지 제6호 서식의 기록물 폐기 심의 의결서류를 작성한다.

7. 기록관장은 심의위원회의 회의록과 기록물폐기심의서, 폐기 확정 및 폐기 보류 기록물의 목록 등을 문화재청 홈페이지에 2주간 게시한다.

8. 기록관장은 폐기 확정된 기록물을 폐기한다.

②처리과의 장이 직무를 수행할 수 없을 때에는 처리과의 장이 지정한 기록물관리책임자(사무관 이상)가 그 직무를 대리한다.

제4장 폐기관련 기록의 보존 및 자료의 공개

제9조(폐기관련 사실의 기록 및 보존) ①기록물 폐기계획에서부터 폐기 집행 등 폐기와 관련된 일련의 행위들은 기록으로 보존해야 한다.

②폐기대상 기록물의 목록, 기록물폐기심의서 등은 영구로, 기록물 폐기검토서약서, 기록물폐기심의서약서, 심의위원회의 회의록은 준영구로 책정 관리하도록 한다.

제10조(심의위원회 관련 자료의 공개) ①심의위원회의 관련 모든 자료는 공개를 원칙으로 한다.

1. 폐기대상 기록물의 목록

2. 기록물폐기심사결과서

3. 기록물폐기심의서

4. 기록물폐기심의의결서

5. 기록물폐기심의서약서

6. 심의위원회의 회의록

7. 폐기 확정 및 폐기 보류 기록물의 목록

②제1항의 규정에 의한 공개 대상 자료는 문화재청 홈페이지에 2주간 게시한다.

제11조(폐기의 엄격한 집행) 기록관장은 연구기관에 기증되는 등 관련 규정이 있는 경우를 제외하고 폐기 결정된 기록물은 반드시 폐기를 하여야 한다. 또한 폐기과정에서 개인정보나 업무상의 보안 정보가 유출되지 않도록 철저하게 관리․감독 하여야 한다.

제12조(전자기록물의 폐기) 전자기록물의 경우 기록물관리전산시스템 으로 이관 후 폐기절차를 준수하여 전자적으로 수행한다.

제13조(세부사항) 이의 규정에도 불구하고 심의위원회의 운영과 절차에 필요한 사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.

부   칙

이 규정은 2005년 11월 18일부터 시행한다.

[별지 제1호 서식]

기록물 폐기 심의 서약서

본인은 기록물폐기여부를 다음의 기준에 따라 성실히 심의할 것을 서약합니다.

□심의 기준

	폐기여부 검토 기준	조치사항
1	역사자료로서 가치가 높은 기록물철	영구보존
2	국회 또는 국무회의의 심의를 거친 기록물철	영구보존
3	연도별 업무계획과 이의 추진과정․결과 및 심사분석 관련 기록물철	영구보존
4	국민의 관심사항이 되는 주요 사건 및 사실 관련 기록물철	영구보존
5	장기간 존속되는 물건 또는 재산의 관리 확정․증빙에 필요한 중요 기록물철	영구보존
6	증명, 이해분쟁 및 소송 등의 자료로 보존이 필요한 기록물	준영구보존
7	문화재지정 및 보존활동과 관련하여 연구자료 등으로 활용 가치가 높다고 판단되는 기록물	준영구보존
8	기록물관리법시행령 제15조의 기록물의 보존기간별 분류기준 가운데 보존기간이 영구 또는 준영구인 대상 기록물 등으로서 계속적인 보존이 필요한 기록물	영구보존
9	기타 기록물에 대한 보존기간이 하향 책정되었거나 폐기가 적절하지 않다고 인정되는 기록물	관계법령상필요기간 보존

200  .    .    .

□서약자   소 속 :

직 급 :

성 명 :                                    (서명)

문화재청장귀하

[별지 제2호 서식]

국민 의견 요약서

□국민의 소리

성 명 (기관단체명)
주 소
연 락 처		전자우편
의견개진일자	2005. . .
<의견요약>

200  .    .    .

□접수담당자   소 속 :

직 급 :

성 명 :                    (서명)

□확인자       소 속 :

직 급 :

성 명 :                    (서명)

[별지 제3호 서식]

기록물 폐기 심사 결과서

□과 명 :①

□기록물폐기심사관 :②               □처리과의 장 :③

일련 번호	생산 연도	단위 업무 보존 기간	기록 물철 제목	첨부 유무	첨부 형태	보존 기간	수량	담당자	담당자의견	사유	폐기심사관 의견	전문요원의견	비고
④	⑤	⑥	⑦	⑧	⑧	⑥	⑨	⑩	⑩	⑪	⑫	⑬	⑭

□기입요령

폐기대상 기록물심사결과서를 작성할 경우에는 다음과 같이 기입한다.

①과명 : 과명을 기입한다.

②기록물폐기심사관 : 심사관의 성명을 기입하고 서명한다.

③처리과의 장 : 처리과의 장이 심사결과서가 완성되면 최종 확인 후 서명한다.

④일련번호 : 순차적으로 번호를 기입한다

⑤생산연도 : 기록물의 생산연도를 기입한다. 만약, 한 해를 넘어가는 경우에는 시작연도      와 종결연도를 모두 기입한다.(예: 2003～2005)

⑥단위업무보존기간 및 보존기간 : 기록물분류기준표 상에 책정된 단위업무보존기간과 기      록물철에 기재된 보존기간을 각각 기입한다.

⑦기록물철제목 : 기록물철에 기입되어 있는 철명과 동일하게 기입한다.

⑧첨부유무 및 첨부형태 : 기록물철에 첨부된 도면, 카드, 사진, CD, 필름, 테이프 등이        첨부되어 있는지 유무와 첨부물의 형태를 기입한다.(첨부유무 : 유, 첨부형태 : 도면)

⑨수량 : 기록물철의 권수를 기입하고, 첨부물이 있는 경우 하단에 ()안에 첨부물의 수량      을 기입한다.

⑩담당자 및 담당자 의견 : 기록물을 생산한 담당자의 성명을 기입한다. 만약 업무가 수       행되는 과정에서 담당자가 변경되었을 경우에는 순차적으로 기입한다.(예:김기록/이문       서/박서식). 담당자의 의견란에는 폐기/폐기보류/보존기간 재책정/매체보존 등 담당자      의 의견을 기입한다.

⑪사유 : 담당자의 의견을 제시한 사유를 기입한다.

⑫폐기심사관의견 : 담당자의 의견을 심사한 후 의견을 기입한다.

⑬전문요원심사의견 : 각 처리과로부터 기록물폐기심사결과서를 받은 후에 적정성 여부를      심사하여 그 결과를 기입한다.

⑭비고 : 업무담당자가 폐기심의위원들에게 제시하고 싶은 의견이 있을 경우 기입한다.

[별지 제4호 서식]

기록물 폐기 검토 서약서

본인은 기록관의  년  월  일 폐기 대상 기록물 목록에 대한 의견 제출요청과 관련하여 소관 기록물의 폐기여부를 다음 기준에 따라 면밀히 검토하였음을 서약합니다.

□검토 기준

	폐기여부 검토 기준	조치사항
1	역사자료로서 가치가 높은 기록물철	영구보존
2	국회 또는 국무회의의 심의를 거친 기록물철	영구보존
3	연도별 업무계획과 이의 추진과정․결과 및 심사분석 관련 기록물철	영구보존
4	국민의 관심사항이 되는 주요 사건 및 사실 관련 기록물철	영구보존
5	장기간 존속되는 물건 또는 재산의 관리 확정․증빙에 필요한 중요 기록물철	영구보존
6	증명, 이해분쟁 및 소송 등의 자료로 보존이 필요한 기록물	준영구보존
7	문화재지정 및 보존활동과 관련하여 연구자료 등으로 활용 가치가 높다고 판단되는 기록물	준영구보존
8	기록물관리법시행령 제15조의 기록물의 보존기간별 분류기준 가운데 보존기간이 영구 또는 준영구인 대상 기록물 등으로서 계속적인 보존이 필요한 기록물	영구보존
9	기타 기록물에 대한 보존기간이 하향 책정되었거나 폐기가 적절하지 않다고 인정되는 기록물	관계법령상필요기간 보존

200  .    .    .

□검토서약자

(*폐기대상 기록물의 소관 업무담당자별 연명으로 작성 후 서면 제출)

연번	소속	직급	성명	담당업무	서명
1
2

□확인자

(*본청의 경우 처리과의 장, 소속기관에서 기록관 제출 시 기관장이 확인자가 됨)

소속	직위	성명	담당업무	서명

[별지 제5호 서식]

기록물 폐기 심의서

□과 명 :①

□심의일자 :②                  □기록물폐기심의관 :③

일련 번호	생산 연도	단위 업무 보존 기간	기록 물철 제목	보존 기간 만료일	폐기 심사 의견	사유	심의회심의 결과	폐기처분일	확인	비고
④	⑤	⑥	⑦	⑧	⑨	⑩	⑪	⑫	⑬	⑭

□기입요령

폐기대상 기록물심사결과서를 작성할 경우에는 다음과 같이 기입한다.

①과명 : 과명을 기입한다.

②심의일자 : 폐기심의서를 작성한 일자를 기입한다.

③기록물폐기심의관 : 심의관의 성명을 기입하고 서명을 한다.

④일련번호 : 순차적으로 번호를 기입한다

⑤생산연도 : 기록물의 생산연도를 기입한다. 만약, 한 해를 넘어가는 경우에는 시작연도      와 종결연도를 모두 기입한다.(예: 2003～2005)

⑥단위업무보존기간 : 기록물분류기준표 상에 책정된 단위업무보존기간을 기입한다.

⑦기록물철제목 : 기록물철에 기입되어 있는 철명과 동일하게 기입한다.

⑧보존기간만료일 : 기록물의 보존기간 만료일을 기입한다.

⑨폐기심사의견 : 폐기/ 폐기보류/보존기간 재책정/ 보존매체 보존 등 심의의견을 기입      한다.

⑩사유 : 의견을 제시한 사유를 기입한다.

⑪심의위원회심의결과 : 심의결과를 기입한다.

⑫폐기처분일 : 기록물을 폐기할 일자를 기입한다.

⑬확인 : 기록물을 폐기한 뒤 기록물관리전문요원이 서명한다.

⑭비고

[별지 제6호 서식]

기록물 폐기 심의 의결서

일시 및 장소	□일 시 : 200 . . . □장 소 :
안건	□보존기간 경과 기록물 폐기에 대한 심의
심의내용	□폐기 대상 기록물심사결과서 “붙임”
의결주문	□심의 의뢰된 기록물은 보존기간이 만료되어 더 이상 보존할 가치가 없는 것으로 판단되어 폐기하기로 의결함.
심의위원	직위	성명	의결내용		서명
			가	부
위원장
전문위원
전문위원
위원
위원
위원
위원
위원
위원
위원
간사			-

[별지 제7호 서식]

심의위원회의 회의록

일시 및 장소	□일 시 : □장 소 :			작성자	□성 명 : (인)
참석위원	심의위원	직위	성명	심의위원	직위	성명
	위원장			위원
	전문위원			위원
	전문위원			위원
	위원			위원
	위원			위원
상정 안건
회의 진행 순서
결정 사항 및 표결 내용